Việc quản lý hàng tồn kho vô cùng phức tạp và cần sự tỉ mỉ khi có quá nhiều hàng hóa. Chính vì vậy việc sử dụng các công cụ hỗ trợ sẽ giúp công việc này trở nên tối ưu hơn. Tuy nhiên nhiều người lại đau đầu không biết nên quản lý hàng tồn kho bằng excel hay bằng phần mềm quản lý. Trong bài hôm nay, Posx sẽ tìm hiểu vấn đề này cùng bạn.
1. Tồn kho là gì?
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:
– Hàng mua đang đi trên đường;
– Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
– Sản phẩm dở dang;
– Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
– Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
2. Quản lý tồn kho bằng Excel
Excel là một công cụ đơn giản, tiện lợi và hoàn toàn miễn phí. Việc sử dụng file excel sẽ mang lại cho bạn những lợi ích mà bạn không thể ngờ tới
Ưu điểm khi sử dụng excel để quản lý kho:
- Sử dụng hoàn toàn miễn phí: Đây là một ưu điểm lớn nhất của excel. Bạn có thể sử dụng free, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
- Bạn có thể làm báo cáo, tạo biểu đồ trên sheet
- Có thể làm online, nhiều người cùng chỉnh sửa, chia sẻ dễ dàng
- Có nhiều công cụ giúp trình bày khoa học, rõ ràng
Nhược điểm khi sử dụng:
- Độ an toàn thấp, dễ bị kẻ xấu ăn cắp thông tin, bị virus xóa mất dữ liệu quan trọng
- Người dùng phải am hiểu về các hàm và cách sử dụng excel
- Tốn thời gian khi nhập dữ liệu
- Đối với doanh nghiệp có hàng hóa lớn thì việc quản lý sẽ rất phức tạp
3. Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm quản lý
Với cách kiểm kho hàng truyền thống hay quản lý hàng tồn kho bằng excel, việc kiểm kho diễn ra thủ công và sai sót, nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp thì hầu hết các phần mềm này lại khá phức tạp và chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng bán lẻ, sử dụng phần mềm bán hàng có kết hợp tính năng quản lý hàng tồn kho chính là lựa chọn tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa thất thoát trong quá trình kiểm kho.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho:
- Không hạn chế các tính năng
- Không hạn chế thời gian sử dụng, bản quyền sử dụng vĩnh viễn
- Được nâng cấp, cập nhật phiên bản miễn phí
- Thay đổi được thông tin đơn vị
- In phiếu tính tiền nhiều liên với các khổ giấy như 058, 078, 080, 085, A4, A5… và các loại máy in khác nhau.
- Hỗ trợ cả máy in nhiệt in nhiều liên
- Được hỗ trợ, hướng dẫn trong quá trình cài đặt và sử dụng
- Báo cáo thống kê tự động, chi tiết
Nhược điểm khi sử dụng:
- Một số phần mềm đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ
- Dữ liệu đôi khi không được bảo mật, bị hacker ăn cắp thông tin
- Một số phần mềm phải có mạng mới sử dụng được
Trên đây là bài viết chia sẻ về các phương pháp quản lý hàng tồn kho. Hi vọng rằng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề trên và hỗ trợ bạn phát triển doanh nghiệp.
Nếu có bất kỳ thắc mắc, hãy để lại bình luận để được giải đáp ngay nhé!
Bạn có thể tham khảo thêm phần mềm chăm sóc khách hàng NextX CRM trong nền tảng NextX giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp để phát huy hiệu quả tối đa trong kinh doanh.
